Tietotekniikan hyödyntäminen maa- ja metsätalousministeriön sisäisen tarkastuksen yksikössä

Maa- ja metsätalousministeriön (MMM) sisäisen tarkastuksen yksikön (SITA) toimintaa rakennettiin tietokoneavusteisen tarkastuksen (CAATs) varaan. Tietojen saannin varmistamiseksi MMM:n sisäisen tarkastuksen ohjesääntöön sisällytettiin määräys (4 ยง), että "uusien tietojärjestelmien hankinnan ja käyttöönoton valmistelussa tai valmisteltaessa olennaista muutosta jo olemassa oleviin tietojärjestelmiin sekä muissa niihin vastaavissa tilanteissa asian valmistelusta vastaavan henkilön tulee selvittää sisäisen tarkastuksen tietotarpeet." [--1--].

Käytetyt tiedot

SITA käytti tietoja useista eri lähteistä - kuten
– kirjanpitojärjestelmän tilitapahtumat ja tilikarttojen tiedot tilivirastosta MMM sekä MMM:n hallinnoimista rahastoista [--2--]
tiedot, jotka kunnat lähettivät Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskukseen (TIKE) [--3--]
– HEILA-henkilöstöjärjestelmän tiedot ja HEPLA-palkanlaskentajärjestelmän tiedot
– tiedot SITA:n, TIKE:n sisäisen tarkastuksen, Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) ja MMM:n rahastojen tilintarkastajien tarkastuksista
– tiedot säädös- ja määräysmuutoksista toimintoketjuittain ja/tai vastuualueittain [--4--]
– tulokset työilmapiirikartoituksista.

Käytetyt ohjelmisto ja apuohjelmat

Tärkein ohjelmisto SITA:n tietokoneavusteisessa tarkastuksessa oli IDEA. Monet SITA:n käyttämistä tiedostoista olivat selvärakenteisessa tekstitiedostossa: tietueet määrämittaisissa tietokentissä vakiopositioissa (ks. IDEA-oppaan liite 2). Koska IDEA:ssa oli hyvät ajurit moniin eri tiedostoformaatteihin, oli helppo tuoda tietoja taulukkolaskentaohjelman taulukosta ja viedä niitä sinne.

Taulukkolaskentaohjelman käytöllä saavutettiin etuja mm, kun
– tilikoodeja piti muuttaa paremmin analyyseihin soveltuviksi (muuntotaulukon avulla)
– tilitapahtumiin liitettiin tilien selväkielisiä nimiä, riskikertoimia, määrärahatietoja ja muita analyyseissa tarpeellisia tietoja
– taulukkolaskentaohjelmassa voitiin jatkaa IDEA-ajoissa syntyneiden tietojen analysointia funktioilla, joita ei ollut IDEA:ssa [--5--]
– haluttiin säilyttää IDEA-ajojen tuloksia taulukkolaskentaohjelman työkirjassa keskitetysti yhteen koottuina ja helposti käytettävissä
– IDEA:n makrot tarvitsivat ajoja varten parametreja ja niitä ei haluttu koodata makron algoritmiin; parametrit annettiin laskentataulukossa.

Apuohjelmia tarvittiin esimerkiksi
– poimimaan [isoista] tekstitiedostoista esimerkiksi tiettyä tositelajia, vastuualuetta tai aikajaksoa koskevia tietueita
– poimimaan annetun listan mukaan tekstitiedostosta tietueet, joissa oli tietty merkkiyhdistelmä [määrätyllä positiovälillä]
– jakamaan tekstitiedostojen tiedot kahteen tai useampaan tiedostoon - kuten tiedot, jotka tulivat kunnilta TIKE:een
– yhdenmukaistamaan tekstitiedostossa tilitapahtumien selitteitä (esim. "Oy" seuraavien sijasta: "Osakeyht.", "os. yht,", "osakeyhtiö" jne.).

Käyttö

IDEA:ssa valmiina olevat toiminnot riittivät useimmiten normaalissa tarkastustoiminnassa - kuten ne olivat riittäneet VTV:ssäkin (ks. toisen sivun alaviite [--4--]). IDEA yhdessä taulukkolaskentaohjelman kanssa oli korvaamaton riskianalyyseissa, joista kerrotaan toisella sivulta. IDEA:aa käytettiin myös resurssisuunnittelussa ja työaikakirjanpidon raportoinnissa.

Omat kommentit

Taulukkolaskentaohjelmisto laajensi IDEA:n toiminnallisuuksia niin, että pystyin kehittämään uusia tapoja analysoida tietoja. Siirryttäessä MMM:ssä Excel-taulukkolaskentaohjelmistoon, mahdollisuudet kasvoivat entisestään: IDEA:n (IDEAScript) ja Excelin (Excel-VBA) ohjelmointivälineissä oli paljon samaa (mm. useimmat funktiot). Näin, että oli mahdollista luoda jatkuvan seurannan järjestelmä. Sen luomista haittasivat kuitenkin ongelmat tietojen säännöllisessä saannissa ja tietojen eheyden kontrolloinnissa.

------

[--1--] Ohjesäännön perustelumuistion mukaan "määräyksellä pyritään turvaamaan edellytykset sille, että sisäinen tarkastus saa käyttöönsä haluamiaan konekielisiä aineistoja haluamassaan muodossa. Konekielisten aineistojen käsittely automaattisen tietojen käsittelyn avulla on perusedellytys sille, että sisäinen tarkastus voi toimia mahdollisimman vaikuttavasti, tuottavasti ja taloudellisesti. "
[--2--] SITA halusi käyttää myös linjasiirtona pankkiin lähetettyjä maksatustiedostoja; niitä olisi liitetty kirjanpidon tapahtumatietoihin. Maksatustiedostot jäivät lähettävään tietokoneeseen siihen saakka, kunnes ne päällekirjoitettiin luotaessa uusi maksatustiedosto. VTV:n tietojärjestelmätarkastaja vaati, että maksatustiedostot tuli poistaa tietokoneelta heti, kun niiden vastaanotto oli kuitattu pankissa. Näin tehtiinkin, eikä maksatustietoja toimitettu SITA:aan.
[--3--] Myöhemmin kunnat siirsivät tiedot yhdennettyyn hallinto- ja valvontajärjestelmään. Järjestelmästä oli säädetty Euroopan Neuvoston tiettyjä yhteisön tukijärjestelmiä koskevasta yhdennetystä hallinto- ja valvontajärjestelmästä antamalla asetuksella (ETY) N:o 3508/92 (27.11.1992)
Kun järjestelmä oli toimintavalmis, siihen tulivat tiedot, joita kunnat olivat aiemmin lähettäneet TIKE:een.
[--4--] Säädösten ja määräysten suuresta määrästä johtuen tietoja pyydettiin niiltä, jotka vastasivat toimintoketjuista ja vastuualueiden toiminnasta. Esimerkki tietojenpyyntöviestistä (1.4.1998)
[--5--] Ks. muistio 16.8.1994

Paluu etusivulle
Edellinen valikko

Asiakirjat

-------

Esimerkki tietojenpyyntöviestistä
1.4.1998
Muistio "s:-asema"
18.5.1998