Esimerkki: Tarkastushavaintojen luokittelu ja ristiintaulukointi
Tarkastushavaintojen luokittelu ja sen perusteella tehdyt analyysit voivat parantaa kuvaa sisäisen valvonnan tilasta.
Tästä on hyötyä ainakin silloin, kun virastossa tai laitoksessa valmistellaan sisäisen valvonnan
arviointi- ja vahvistuslausumaa.
Tekstitiedon ristiintaulukointimakro
|
|
On yleistä luokitella tarkastushavainnot sen mukaan, miten vakavaa epäkohtaa ne koskevat
(esimerkiksi * [huomionarvoinen] ... *** [kiireellisesti korjattava]).
Havainnot luokitellaan tässä esitetyssä esimerkissä vakavuuden lisäksi
kahden muun ulottuvuuden (tavoite, elementti) suhteen.
Ulottuvuudet tulevat 'ECAR'-mallista (ks. Omat kommentit).
|
|
|
|
|
Luokitellut tarkastushavainnot ristiintaulukoidaan makrolla.
Makron käynnistämistä ("CTRL+SHIFT+p") seuraa ohjeita käyttäjälle.
Ohjeiden jälkeen jatkaakseen käyttäjä klikkaa 'Proceed'-painiketta.
|
|
|
Käyttäjä voi valita luokitellut tarkastushavainnot sisältävän taulukon (lähtöaineisto)
joko työkirjasta, jossa makro on, tai muusta työkirjasta.
Esimerkissä käyttäjä valitsee taulukon viimeksi mainitusta.
|
|
|
Työkirja valitaan selaimella. Esimerkissä valinta on tietokoneen 'D'-asemalla oleva Excel-työkirja 'StrPivRawDat.xlsx'.
|
|
|
Työkirjassa on kaksi välilehteä, 'Example' ja 'Taul2. Käyttäjä valitsee 'Taul2':n [--1--].
'Proceed'-painikkeen klikkaaminen käynnistää ajon.
|
|
|
Ajotulos tulee makron luomaan uuteen työkirjaan, 'StrPiv'-välilehden alkuun.
Kuvaan, jossa ovat esimerkkinä tehdyn ajon tulokset, olen lisännyt erikseen ajon lähtöaineiston.
|
|
|
|
Omat kommentit
COSO:n sisäisen valvonnan viitekehys (COSO-IC)
soveltui huonosti tarkastushavaintojen luokitteluun.
'Tiedot ja kommunikointi'-elementti sisältyy luontaisesti muihinkin elementteihin,
eikä siten tuo analyyttistä lisäarvoa.
Tämä oli yksi syy siihen, miksi kehitin 'ECAR'-mallin.
Luokittelumatriisi paljastaa, mihin tavoite-elementtisoluihin havainnot kasautuvat.
Esimerkissä
havaintoja kasautui eniten 'Prosessit toimivat tarkoitetulla tavalla' -tavoitteelle ja 'Kontrollit'- elementille.
Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma
voidaan rakentaa kasautumien varaan ja jättää mainitsematta yksityiskohtaisia tarkastushavaintoja.
Kasaumat edustavat laajempia kokonaisuuksia kuin havainnot [--2--].
------
[--1--]
'Show selected worksheet'-painikkeesta käyttäjä voi tarkastaa, mikä taulukko tai mitä muita tietoja on minkä tahansa välilehden alussa.
[--2--]
Tärkeää on myös hakea kasautumille syitä.
Onko tarkastus esimerkiksi ollut liian rajoittunutta niin, että tarkastushavainnot eivät kata riittävästi lausuman kohdeasiaa?
Eräs lähestymistapa kohtuullisen kattavan todentavan aineiston hankkimiseksi lausumaa varten kerrotaan toisella sivulla.
Jos avaat useamman ponnahdusikkunan, tulee virheilmoitus.
Sulje silloin edelliset ikkunat. Klikkaa sitten vuorossa olevaa 'Kuva'-kuvaketta.
|
