Tarkastusvaliokunta sisäisen tarkastuksen suuntaamisessa

Teknologian kehittämiskeskus Tekesiin (Tekes) perustettiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessitiimi (tarkastusvaliokunta) varmistamaan johdon tukena, että Tekes noudattaa muutoinkin hyvää hallintotapaa [--1--]. Tarkastusvaliokunnasta kerrotaan enemmän toisella sivulla. Tällä sivulla kerrotaan, miten tarkastusvaliokunta osallistui Tekesin sisäisen tarkastuksen (SITA) suuntaamiseen.

Toteutus vuonna 2006

SITA:n toiminnansuunnittelun lähtökohdat esitettiin muistiossa (13.9.2005). SITA piti ideointipäivän (19.10.2005). Sen tavoite oli tuottaa tarkastusprojekti-ideoita kaikilta alueilta, joilla Tekesillä on merkittäviä toimintoja, varoja ja velvollisuuksia [--2--]. Ideoiden konkretisointipäivillä tuotettiin 12 projektiaihiota [--3--]. Projektiaihioista tuotettiin tarkastusprojektiehdotukset [--4--].

Käsittelyssään (9.12.2005) Tekesin tarkastusvaliokunta totesi tarvitsevansa työtään varten SITA:lta eräitä lisätietoja. SITA tuotti pyydetyt tiedot. Sen jälkeen tarkastusvaliokunnan jäsenet tekivät ehdotuksensa valittavista tarkastusprojekteista ja niiden prioriteetista. Ehdotukset otettiin huomioon SITA:n esityksessä (4.1.2006) pääjohtajalle. Esityksestä ilmenee, että SITA:n ja tarkastusvaliokunnan projektiesityksiä koskevat prioriteetit
– olivat jokseenkin yhtenevät neljässä tapauksessa (54, 5A, 5C, 5E) [--5--].
– erosivat merkittävästi kuudessa tapauksessa (51, 52, 53, 56, 59, 5F)
– erosivat jossakin määrin muissa tapauksissa (55, 57, 58, 5B ja 5D).

Ilman tarkastusvaliokunnan vaikutusta SITA:n vuoden 2006 tarkastusprojekteihin olisivat kuuluneet "Taloussäännön asianmukaisuus" ja "Kulkuavaimen säilytysriskien hallinta". Vastaavasti "Ohjelmatoiminnan ulkoistaminen" ja "Konkurssit Tekesin rahoitukseen kohdistuvien väärinkäytösten toteutustapana" eivät olisi kuuluneet niihin. Viimeksi mainittua tarkastusprojektia ehdotti Tekesin tarkastusvaliokunta.

SITA:n päällikkö keskusteli esityksestä pääjohtajan kanssa, mitä projekteja otetaan SITA:n vuoden 2006 toimintasuunnitelmaan. Keskustelujen perusteella pääjohtaja päätti, että vain yhtä esitetyistä tarkastusprojekteista ("Tuottavuus ja taloudellisuus Tekesin toiminnassa") ei toteuteta. Tekesin tarkastusvaliokunnan osallistumista SITA:n toiminnan suuntaamisessa haluttiin vahvistaa edelleen [--6--].

Omat kommentit

Tarkastusvaliokunta toi SITA:n tarkastus- ja konsultointitoimintaan uutta näkökulmaa ja painotusta, joiden ansiosta tarkastukset kohdistuvat olennaisempiin asioihin kuin muutoin. Valiokunnan puheenjohtajan esittämä tarkastusprojekti "Konkurssit Tekesin rahoitukseen kohdistuvien väärinkäytösten toteutustapana" johti mielestäni yhteen parhaimmista SITA:n tarkastuksista. Siinä hyödynnettiin mm. apua, jota saatiin harmaan talouden ja talousrikosten torjuntaan liittyvästä viranomaisten yhteistyöprojektista.

------

[--1--] Hyvään hallintotapaan luettiin tällöin se, että sisäinen valvonta, riskienhallinta, sisäinen tarkastus ja tilintarkastus on järjestetty asianmukaisesti ja että Tekes noudattaa muutoinkin hyvää hallintotapaa.
[--2--] Ensivaiheessa tunnistettiin riskejä ja kohteita, joita ne koskevat. Lähestymiskulmia oli useita:
– Tekesin kehityshankkeet: matkustussopimusuudistus, organisaatiokortin käyttöönotto, asiakkuuden hallintajärjestelmän määrittely ja uudet tuet
COSO:n julkaisussa "Internal Control - Integrated Framework (1992)" mainitut viisi komponenttia
– Tekesin toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS) 2007-2010 ja Tekesin työajanseurantajärjestelmä.
Seuraavaksi kukin tarkastaja arvioi itsenäisesti tarkoitusta varten valmistellulla lomakkeella riskien olennaisuutta. Jatkoon, ns. konkretisointipäivälle, valittiin kohteet, joissa jäännösriskit arvioitiin suurimmiksi.
[--3--] Tarkastuksen aihealueille ja muille kohteille määriteltiin tarkastusetusija sen perusteella, millaiseksi SITA arvioi yhtäältä riskit ja toisaalta mahdollisuudet tuottaa Tekesille lisäarvoa ja lisätä omaa tietämystään asioiden todellisesta tilasta. Läheisiä aihealueita tarkasteltiin yhdessä pyrkien hahmottamaan suurempia kokonaisuuksia. Konkretisointipäivän tuloksena syntyivät seuraavat tarkastusprojektiaihiot: Tekesin riskienhallinta; Rondon valvontatoiminnallisuus; Taloussäännöstön asianmukaisuus; Laillisuus- ja väärinkäytösriskit; Sähköinen asiointi- ja käsittelyprosessi; Tilojen tietoturva; Rahan haaskaaminen; Matkustaminen; Ohjelman toteutus / ohjelmatoiminta; Hankinnat; Vaikuttavuustietojen tuottaminen tuloskorttiin; Sopimushallinta.
[--4--] Jokaisesta projektiehdotuksesta esitettiin Nimi; Tavoite; Perustelut; Suoritustapa ja Resurssit.
[--5--] Koodeilla viitataan samoihin koodeihin SITA:n esityksen (4.1.2006) sivun 3 kuvion 1 vasemmassa laidassa.
[--6--] Ks. Muistioluonnos (13.9.2006)

Paluu etusivulle
Edellinen valikko

Asiakirjat


Muistio: lähtökohdat
13.9.2005
Vuoden 2006 valinnaiset tarkastusprojektit
4.1.2006
SITA:n toimintasuunnitelma 2006
5.1.2006
Toimintasuunnittelun kehittäminen
(luonnos 13.9.2006)

-------

SITA:n ohjesääntö perusteluineen
28.11.2003
Valvonnan ja riskienhallinnan prosessitiimin ohjesääntö
30.8.2004