Jäljitysketjun varmistamisessa tietotekniikka säästää työtä ja parantaa laatua. Jäljitysketju on eheyttä varmistava kontrolli, joka palvelee tarkastusta ja valvontaa [--1--]. Kun jäljitysketju on sekä lähteestä kohteeseen että kohteesta lähteeseen, se on kaksisuuntainen. Tällöin puhutaan ristiinviittauksesta (cross-reference).

Tarkastuksen jäljitysketju

Tarkastuksessa jäljitysketjun tulisi olla kaksisuuntainen. Sen tulisi johtaa toimeksiannosta ja suunnitelmasta [alku] lopputulokseen [loppu] ja lopusta alkuun. Lisäksi tarvitaan
– tiedot siitä, miten on varmistettu, että tarkastuksen [kullekin] johtopäätökselle on riittävä pätevä [--2--] evidenssi.
– säännöt, joiden mukaan toimenpiteet aineistoineen ja tuloksineen dokumentoidaan ja joiden mukaan asiakirjat arkistoidaan.
– suunnitelmallisuutta ja järjestelmällisyyttä, jotta jäljitysketju on katkeamaton ja selkeä.

On luontevaa rakentaa jäljitysketju tarkastussuunnitelman (kokonaisuus) ja sen toteutussuunnitelmien (osakokonaisuudet) mukaan. Asiakirjoissa [--3--] tulee olla metatiedot, mm. tunnisteet. Myös asiakirjan sisällä tarvitaan yksilöintitieto, jos jäljitysketju ei ole muutoin selkeä.

Yksinkertaisimmillaan [--4--] kunkin tarkastuslajin projektille luodaan yhtenäinen kansiorakenne lähiverkon asemalle. Kansiot vastaavat tarkastuksen osakokonaisuuksia. Kansiot suojataan "Need-to-know" -periaatteella. Kansioihin tallennetaan asiakirjat sovitulla tavalla [--5--]. Asiakirjoihin tehdään niiden sisäisiä ja niiden välisiä viittauksia kirjanmerkkien ja linkkien avulla [--6--].

Omat kommentit

Valtiontalouden tarkastusvirastossa (VTV) jäljitysketjut olivat yleensä tarkastajan laatimien asiakirjojen välisiä (Ks. kuvio 1). Tuloksellisuustarkastuksessa (TT) jäljitysketjujen taso oli heikompi kuin tilintarkastuksessa [--7--].

[--1--] Jäljitysketjusta esimerkki on Debet- ja Kredit-tasapaino, joka kirjanpidon ja rahaliikenteen eheyttä liike- ja muiden tapahtumien kirjaamisessa. Tasapaino varmistetaan yleensä tietotekniikan (kirjanpito- ja maksuliikenneohjelmat) avulla ohjelmallisesti. Ehyiksi todetut tapahtumatiedot tallennetaan tiedostoihin, joita taas voidaan käyttää aineistoina tietokoneavusteisen tarkastuksessa (ks. myös toinen sivu).
[--2--] Evidenssi on riittävää silloin, kun se alentaa tarkastusriskin hyväksyttävän matalaksi (ISA 500: 7; A7-A25). Evidenssi on pätevää, kun se on se toteuttaa tarkastustoimenpiteen tarkoitusta (relevanssi) ja luotettavaa sen mukaan, mikä on sen lähde ja luonne. Esimerkiksi kyselyyn saatu vastaus yksistään ei riitä yleensä evidenssiksi.
[--3--] Asiakirjalla tarkoitetaan tässä mitä tahansa dokumentoitua tietoa mukaan lukien tiedostot.
[--4--] Yksinkertaisimmillaan tarkastustoiminnan apuna ei käytetä tuotannonohjauksen järjestelmiin verrattavia järjestelmiä - tai edes työpaperiohjemistoja (esimerkki). Tilanne on ollut tällainen esimerkiksi Valtiontalouden tarkastusvirastossa.
[--5--] Projektin tiedonhallinnasta nimeämiskonventoineen on esimerkki tässä. Esimerkki soveltuu myös tarkastusten tiedonhallintaan.
[--6--] MS Officen ohjelmistojen (mm. Word, Excel ja Sharepoint) avulla luotavista kirjanmerkeistä ja linkeistä:
– Excelissä on parempi käyttää kirjanmerkkiä, joka osoittaa alueeseen eikä soluun.
– Tunnisteiden tekemistä asiakirjoihin voidaan automatisoida (esimerkki).
– Sharepoint-ohjelmistossa voi tehdä asiakirjojen välisiä viittauksia ja tulostaa työpaperiluettelon linkkeineen.
[--7--] TT:ssä riitti, että tuloksellisuustarkastuskertomuksen kannanotoista oli yhteys ao. kertomusluonnoksen asianomaisen luvun alussa olevaan ingressiin (käytännössä yhteenveto luvun sisällöstä). Luvun muuhun sisältöön ei vaadittu jäljitysketjua. Jälkikäteisessä laaduntarkastuksessa sain huomautuksen, kun loin linkit ingressin ulkopuolisiin luvun sisältämiin havaintoihin ja johtopäätöksiin. Ks. myös toinen sivu "Omat kommentit" ja tuon sivun alaviite [--10--].

Paluu pääsivulle
Edellinen valikko
Edellinen sivu

-------