Tarkastuksessa käytetyt ohjelmistot
Teknologian kehittämiskeskus Tekesin (Tekes) sisäisessä tarkastuksessa (SITA)
hyödynnettiin pääasiassa IDEA-tarkastusohjelmistoa ja [Microsoft Office (MS)] Exceliä.
Tiedon siirto IDEA ja MS Excelin välillä oli ongelmatonta [--1--].
IDEA käytti samanlaisia funktioita kuin Excelin taulukkolaskenta.
Jos tunsi Excelin englanninkieliset funktiot, tunsi suurimman osan IDEA:n funktioista [--2--].
IDEA:n ohjelmointiväline (IDEAScript) muistutti Excelin ohjelmointivälinettä (Excel VBA);
se helpotti makro-ohjelmointia [--3--].
Yhteensopivuus oli viety niin pitkälle,
että IDEA-makron saattoi käskeä jatkamaan Excelissä sinne siirretyn tiedoston käsittelyä [--4--].
Tarkastuksessa käytetyt tiedostot
Toisella sivulla on kuva,
josta ilmenee tiedostoja, joihin SITA sovelsi tietokoneavusteisesti
analyyttisia menetelmiä.
Jotta analyysien tuloksia olisi ollut helpompi käsitellä,
esimerkiksi kirjanpidon tilitapahtumatiedostoon (kuviossa '03KpC1')
liitettiin kirjanpidon tilien selväkieliset nimet (kuviossa 'Tilit' (Oma Excel-taulukko)) [--5--].
Tekesissä SITA:lla oli mahdollisuus saada tietoja myös mm. Tekesin myöntämistä avustuksista ja lainoista,
sillä Tekesissä sovellettiin tietotekniikkaa laajasti ja edistyneesti.
Tämä paransi SITA:n tietokoneavusteisen tarkastuksen lähtökohtia entisestään.
Tietokoneavusteiset tarkastustoimet
Toimeksiannoissa suoritettiin tietokoneavusteisesti tarkastustoimia IDEA:n toiminnallisuuksien ja makrojen avulla.
Ottamalla avuksi Excel-toiminnallisuuksia ja -taulukoita analyyseissa päästiin vielä pidemmälle.
Joistakin makroista oli hyötyä useammassa kuin yhdessä toimeksiannossa,
mikä antoi aihetta yleiskäyttöisten IDEA-makrojen kehittämiseen [--6--].
Omat kommentit
SITA:n päällikkönä, SITA:n tarkastusohjeiden kirjoittajana, SITA:n tarkastusten tekijänä ja tietotekniikkaa tuntevana (CISA),
tunnistin mahdollisuuksia parantaa SITA:n tuloksellisuutta tietotekniikan avulla [--7--].
Sain tilaisuuden, jota en saanut Valtiontalouden tarkastusvirastossa (VTV) [--8--].
Tilaisuuden hyödyntämistä kuitenkin hidasti mm. se,
että Tekesiin tullessani (2003) minulla oli paljon työtä myös SITA:n saattamisessa
sisäisen tarkastuksen kansainvälisten
ammattistandardien mukaiseksi.
------
[--1--]
Tiedonsiirto perustui ODBC-ohjaimiin (Open Database Connectivity).
Ne ovat ns. "palikoita", joilla esim. IDEA:aan pystyi lukemaan Excel-työkirjasta haluamansa välilehden tiedot ilman lisätyötä.
Tiedonsiirto toimi samalla tavalla IDEA:sta Exceliin ja muihin MS Officen ohjelmistoihin.
[--2--]
Hyvin monilla funktioilla oli sama nimi ja sama rakenne [parametrit mukaan lukien] esimerkiksi 'left([tietokenttä],[parametri])',
joka erottaa tietokentän sisällöstä 2 ensimmäistä merkkiä.
[--3--]
Excel VBA perustui Visual Basiciin (VB), joka on aito ohjelmointikieli.
Suurin ero VB:n ja Excel VBA:n välillä on, että ensiksi mainitun lähdekoodin voi kääntää itsenäiseksi ohjelmaksi,
kun taas Excel VBA:lla tehdyn makron voi ajaa vain Excelistä, joka toimi ns. tulkkina.
[--4--]
Jatkuvan seurannan järjestelmää (JSJ) rakennettaessa tämä oli tarpeellinen toiminnallisuus.
JSJ:stä on enemmän toisella sivulla.
[--5--]
Nimet ovat tilikartassa.
Työssä oppi mm., että tilikoodit voidaan tuoda vaihtoehtoisista lähteistä:
Valtiokonttorin tilikartasta (nimet standardimuodossa),
taloushallinnon ylläpitämästä tilikartasta (nimet tiliviraston lisäselityksin)
tai suoraan kirjanpitojärjestelmästä (selväkielisiä nimiä ei puutu).
Tilikarttoihin tuli vuosittain muutoksia, joiden tunnistamiseen kehittyi rutiinit.
Samoin kehittyivät tehokkuutta kasvattaneet rutiinit,
joilla järjestettiin Excel-tiedostossa eri tarkkuustasojen tilikoodit selväkielisine nimineen
ja kytkettiin tilikoodeihin muitakin tietoja selväkielisten nimien lisäksi.
[--6--]
Olin kehittänyt yleiskäyttöisiä IDEA-makroja jo ennen Tekesiin tuloa, vapaa-ajalla harrastuspohjalta.
Julkaisin niitä verkkosivuillani CAATSScripts-osiossa:
[--7--]
Tuloksellisuus tarkoitti oikeiden asioiden tarkastamista (mm. riskit ja muu suunnittelun tietoperusta,
datan rikastaminen ja soveltuvuuden parantaminen) sekä
tehokkuutta ja taloudellisuutta (mm. otanta, anomalioiden tunnistaminen ja rutiinien automatisointi [makroilla]).
[--8--]
Katso tarkemmin toiselta sivulta (Omat kommentit -kohta).
|
