Tarkastuksen hallintorutiinien automatisointi

Tarkastuksen hallinto

Hallinto voidaan määritellä toiminnoiksi, joiden tarkoitus on palvella toiminnan suunnittelua, järjestämistä ja hoitamista. Toiminnot liittyvät toisiinsa. Ilman organisointia ja muuta järjestämistä on vaikea suunnitella toimintaa järkevästi. Organisoimaton suunnittelematon toiminta ei anna riittävää varmuutta siitä, että toiminta hoidetaan asianmukaisesti.

Hallinnon järjestämisen perusteista virasto- ja laitostasolla säädetään virasto- ja laitoskohtaisissa laeissa. Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Tekesin (Tekes) sisällä hallinnon perusteita tarkennettiin mm. Tekesin työjärjestyksessä ja taloussäännössä. Tekesin sisäisestä tarkastuksesta (SITA) määrättiin sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä.

Hallinnon prosesseissa sovelletaan toistuvasti ennalta määrättyjä menettelyjä. Toiminnan tuloksellisuus ja menettelyjen lopputuloksen oikeellisuuden [--1--] varmistaminen voivat puoltaa menettelyrutiinien muodostamista. Niitä otettiin käyttöön myös SITA:ssa erityisesti toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Seurantaan kuului mm. työajan (suunniteltu vs. toteutunut) ja tarkastuksen vaikutusten seuranta (suositusten toteuttaminen ja tarkastusprosessin laatu).

Tarkastuksen hallintorutiinien automatisointi

Tarkastustoiminnassa käytetyt ohjelmistot soveltuvat myös tarkastuksen hallintorutiinien automatisointiin. Tekesin sisäisen tarkastuksen (SITA) menettelyissä sovellettiin mm. maa- ja metsätalousministeriössä (MMM) kehitettyjä menettelyjä [--2--].

Työajan seuranta

Työajan seurantakoodien (projektikoodeja) käyttöä oikein varmisti ohje (11.01.2006). Suunnitellut työpäivät yhdistettiin toteutumiin henkilötasolle saakka [--3--]; näin saatiin käsitys projektien valmistumisasteesta [--4--]. Projekteista, tarkastuksen ja seurannan tuloksista sekä SITA:n ajankäytöstä raportoitiin Tekesin johdolle määräajoin [--5--] (ks. kuvio oikealla).

Suositusten seuranta

Tekesin sisäisessä tarkastuksessa annettujen suositusten seurannasta ja sen rutiineista kerrotaan tarkemmin toisella sivulla.

Suositusten seurannan yhteenvetojen helpottamiseksi suosituksen kohdeasiat luokiteltiin koodeilla, jotka kertoivat, mitä COSO IC -mallin sisäisen valvonnan yhtä tai useampaa tavoitetta ja komponenttia kukin suositus koski [--6--]. Yhteenveto em. ulottuvuuksien suhteen tuotettiin Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman valmistelua varten. Vuosittain useasti toistuvana tehtävä oli järkevää automatisoida. Kehitin automatisointia varten [omalla ajalla] makron, joka ristiintaulukoi luokitellut suositukset [--7--].

Tarkastusten muu seuranta

Tekesissä tuloksellisuutta mitattiin tasapainotelulla tuloskortilla (BSC) [--8--]. BSC:n ulottuvuudet muodostivat lähtökohdan mm. asiakaspalautteen mittaamiselle. Asiasta kerrotaan enemmän toisella sivulla. Asiakaspalautetta pyydettiin ja saatiin lomakkeella. Saadun lomakkeet tiedot yhdistettiin yhteen ja samaan Excel-työkirjaan, jolloin mahdollistui aikasarjan hyödyntäminen raportoinnissa.

RecFol Link

Omat kommentit

Automaatio oli yksi keino parantaa SITA:n toiminnan tuottavuutta. Arvioin ja otin tavoitteeksi, että automaatiolla parannetaan SITA:n toiminnan tuottavuutta, jolloin voidaan vähentää tarkastajien määrää (muistioni 12.8.2005). Automaatiosta oli apua. Vaikka johdin SITA:aa ja hoidin sen hallintotehtävät, osallistuin merkittävässä määrin tarkastus- ja asiantuntijaprojekteihin.

Olin pyrkinyt tehostamaan SITA:n toimintaa automaatiolla muutoinkin, mm. kehittämällä jatkuvan seurannan järjestelmää ja kehittämällä IDEA:n ohjelmointikieleen (IDEAScript) perustuvia uudenlaisia makroja. Suositusten luokittelussa COSO IC - viitekehys osoittautui hankalaksi soveltaa. Se sai minut kehittämään luokitteluun paremmin soveltuvan # ECAR-mallin.

------

[--1--] Rutiinien avulla voidaan pyrkiä välttämään mm. vaarallisia työyhdistelmiä. Toisaalta huonosti suunnitellut ja huonosti ylläpidetyt rutiinit voivat mahdollistaa väärinkäytöksiä.
[--2--] Myös MMM:n työajan suunnittelu ja seuranta perustui Excel-taulukoihin. Taulukot yhdistettiin IDEA-tarkastusohjelmistossa
Taulukoiden yhdistäminen olisi voitu tehdä myös Excelin PHAKU- eli VLOOKUP-toiminnolla. IDEA:n etuna oli se, että sen yhdistämisfunktiolla (JOIN) oli yksinkertaisempaa tunnistaa virheelliset työajan seurantakoodit (samalla työajan suunnittelukoodeja).
[--3--] Suunnittelun kokonaisuutta kuvataan toisella sivulla.
[--4--] Tarvittaessa suunniteltujen työpäivien määrää tarkistettiin, jotta valmistumisaste olisi ollut tarkempi.
[--5--] SITA raportoi Tekesin pääjohtajalle ja Tekesin tarkastusvaliokunnalle vuosineljänneksittäin vakioraporttipohjalla. Vuoden lopuksi koottiin SITA:n vuosiraportti (esimerkki vuosiraportista).
[--6--] SITA suunnitteli toimintaansa lähtökohtana tietojen hankkiminen, joita tarvitaan sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman antamiseksi (ks. toinen sivu). Arviointi- ja vahvistuslausuman idea tulee alun perin asiakirjasta Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), Internal Control - Integrated Framework (1992). Ks. toiselta sivulta myös alaviite [--2--]).
[--7--] Ristiin- eli Pivot-talukointi -toiminto tuli myöhemmin IDEA:n kanssa kilpailevaan ACL-tarkastusohjelmistoon. ACL Services Ltd:stä käytiin kotisivulla, jolla esittelin mm. kehittämiäni makroja (ks. # kuva]). Olisin arvostanut, jos ACL Services Ltd olisi pyytänyt lupaa kehittämäni innovaation käyttöön - tai edes maininnut, mistä innovaatio oli peräisin. ACL Services Ltd ei tehnyt kumpaakaan.
[--8--] BSC:n perusidean varaan rakentuu myös valtiovarainministeriön johdolla valmisteltu tuloksellisuusprisma. Sen ensimmäinen versio esiteltiin Valtion tilivelvollisuusuudistuksen toteuttamishankkeen yhteydessä "Parempaan tilivelvollisuuteen" - julkaisussa (valtiovarainministeriön työryhmämuistio 2/2003).

Paluu etusivulle
Edellinen valikko
Edellinen sivu

Asiakirjat

Ohje työajan seurannasta
(11.01.2006; 7.3.2007)

Sisäisen tarkastuksen yksikön vuosiraportti
(26.01.2007)

Tekesin tuottavuusohjelma ja sisäinen tarkastus
(12.8.2005)

-------