Tarkastuksessa annettujen suositusten seuranta Teknologian kehittämiskeskus Tekesissä

Lähtökohta

Teknologian kehittämiskeskus Tekesin (Tekes) sisäisen tarkastuksen (SITA) ohjesääntö edellytti, että SITA seuraa tarkastuksessa annettujen suositusten toimeenpanoa ja raportoi siitä Tekesin ylimmälle johdolle. Aivan erityisesti SITA:n tuli pitää Tekesin ylin johto selvillä merkittävistä riskeistä, jotka SITA:n käsityksen mukaan on hyväksytty perustelemattomasti tai joihin on reagoitu riittämättömästi.

Seurantaohje 2004

SITA:n tuli palvella ylimmän johdon tilivelvollisuutta sisäisestä valvonnasta. Se tarkoitti tilivelvollisuuden kannalta olennaisten asioiden tarkastusta (ks. toinen sivu). Suosituksiin johtaneiden syiden ja suositusten toimeenpanon perusteella tuli mm. voida tehdä päätelmiä sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausumaa varten. Tässä suhteessa SITA:n toiminta ja suositukset eivät olleet ohjesäännön mukaisia [--1--].

SITA:n suositusten seurantaohje virtaviivaistettiin (2004) SITA:n ohjesäännön ja samalla sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien mukaiseksi [--2--]. SITA:n suositusten sisältöä ja muotoilua oli pyritty kehittämään 1.4.2004 voimaan tulleessa sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä (ks. sen perustelumuistio) [--3--].

Seurantaohje 2006

Suositusten seurantaohjetta muutettiin vuonna. Pyrkimys oli saada suositusten seuranta (ohjeella 2006) tukemaan em. sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman antamista paremmin. Suositukset luokiteltiin sen mukaan, mitä COSO IC - mallin [--4--] mukaista tavoitetta ja elementtiä ne koskivat.

Seuranta tehtiin edelleen Excel-työkirjassa (esimerkki: 16.5.2006). Luokittelukoodien avulla muodostettiin Pivot-taulukko. Se otettiin huomioon ns. lausumatarkastuksesta annetussa tarkastuskertomuksessa (esimerkki: 7.3.2006), joka osoitettiin Tekesin ylimmälle johdolle. Kertomuksen liitteestä ilmeni, mitä COSO IC:n tavoitteita ja elementtejä suositukset koskivat [--5--], [--6--].

Viereisessä taulukkoryhmässä 1 esitetään lukumäärissä,
– mitä COSO IC - ulottuvuuksia suositukset koskivat
– kahtena tarkasteluajankohtana (1.3.2006 ja 30.6.2006)
– sen mukaan kuka tarkastuksen oli tehnyt [--7--].



Taulukkoryhmä 1

Omat kommentit

Tarkastus menee hukkaan, jos kohdeasiasta vastuullisille annettujen suositusten toimeenpanoa ei seurata. Tämä koskee tarkastajan työtä ja sen kehittämistä sekä organisaation kehittämistä ja kulttuuria.

SITA:ssa suositusten seuranta oli tarkastusta. Sitä tarvittiin, jotta olisi voitu varmistua, oliko ylimmän johdon tilivelvollisuuden kannalta merkittäviin riskeihin reagoitu riittävästi. SITA seurasi myös muiden tarkastajien antamien suositusten toimeenpanoa. Suositusten seuranta jäi suurelta osin tehtäväkseni.

COSO IC ei soveltunut erityisen hyvin toiminut suositusten luokittelussa, vaikka se oli laajasti käytetty sisäisen valvonnan arviointikehikko. Tämä sai minut kehittämään ★ ECAR-mallin. Käytin sitä myöhemmin sisäisen valvonnan analyyttisessä tarkastelussa COSO IC - mallin sijasta.

------

[--1--] Asiatilaa ilmentää SITA:n suositusten seurannan (Excel-taulukko 9.8.2004).
[--2--] SITA oli sitoutunut sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien noudattamiseen. Sitoutumisesta mainitaan toisen sivun alaviitteessä [--6--]. Sitoutumisen edellyttämiin toimenpiteisiin kuului keskeisesti SITA:n ulkoinen arviointi (auditointi).
[--3--] SITA:n ohjesääntö (2003) oli edellyttänyt suosituksilta mm., että
– ne [samoin kuin tarkastuksen kannanotot] tulee voida esittää selkeästi (5.2)
– niiden tueksi on hankittava riittävä, pätevä, relevantti ja hyödyllinen aineisto (5.4)
– niiden merkittävyys sekä arvio suositusten toteuttamisen vaikutuksista on resursseihin ja tuottavuuteen tulee ilmetä tarkastusraportista (6.1)
– niistä tulee jakaa tieto henkilöille, joiden on tarpeen varmistaa, että suositusten johdosta ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin (6.5)
– jos niitä ei toteuteta, suositusten toimeenpanosta ensisijaisesti vastuullisen on ilmoitettava perustelut ratkaisulleen (6.6).
[--4--] COSO IC:llä tarkoitetaan tässä julkaisua "Internal Control - Integrated Framework", jonka Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) julkaisi vuonna 1992.
[--5--] Suositukset saattoivat koskea useaa tavoitetta ja sisäisen valvonnan elementtiä. Suositusten luokittelu ei ollut aina yksinkertaista. Esimerkiksi COSO IC:n elementti "Tiedot ja kommunikointi" oli lähes aina suosituksen kohdeasian tilaa selittävä syy. "Riskien arviointi" ja "Sisäisen valvonnan tarkkailu" olivat elementteinä vaikeasti erillään arvioitavissa, joten yhdistin ne (taulukossa "RI_TA")
[--6--] Koska suositusten luokittelu ja sen pohjalta tehtävä Pivot-taulukointi oli tarkoitettu jatkuvaksi, kehitin Excel-makron sitä varten (ks. toiselta sivulta alaviite [--7--]).
[--7--] Tarkastuksia tekivät SITA:n lisäksi Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) ja tilintarkastusyhteisöt. Lukuja vertaamalla saa käsitystä mm. siitä, mihin elementteihin eri tarkastajatahot kiinnittivät huomiota.

Paluu etusivulle
Edellinen valikko

Suositusten seurantajärjestelmä
(Ohjeluonnos 2006)

Suositusten seurantataulukko
(16.5.2006)

TS504: lausumatarkastus
7.3.2006

Suositusten seurantajärjestelmä
(Ohje 30.8.2004)

Suositusten seurantataulukko
(9.8.2004)

-------

Tekesin sisäisen tarkastuksen ohjesääntö
10.12.2003 (& 22.12.2006)