Sisäisen tarkastuksen ohjesääntöä tarkentava yleinen osa

Yleisen osan tarkoitus

Maa- ja metsätalousministeriön (MMM) sisäisen tarkastuksen yksikön (SITA) sisäisen tarkastuksen ohjesääntöä tarkentava yleinen osa oli tarkoitettu MMM:n keskeisille sidosryhmille - mukaan lukien MMM:n ja maaseutuelinkeinopiirien johto, Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) ja Euroopan unionin (EU) eräät toimielimet. Henkilöille, jotka olivat tekemisissä kohdeasian kanssa, jota SITA tarkasti, SITA kertoi toiminnastaan esitteellä (12.06.1997).

Yleisen osan eräs tehtävä oli pitää SITA:n toiminnallinen sisältö yhdenmukaisena tarkastuksen suorittajista riippumatta ja laatu mahdollisimman korkeana. Sitä varten SITA:aan tarvittiin yhteinen ymmärrys mm.
– käsitteistä ja määritelmistä
– SITA:n [strategisesta] tehtävästä ja keskeisistä kohdealueista
– tavasta, jolla tehtävään orientoidutaan ja mikä on tärkeää tehtävän toteuttamisessa ja siinä kasvamisessa
– tarkastuksen ja muun toiminnan suunnittelun perusteista (mm. tiedot, kattavuus, pitkäjänteisyys)
– edelliseenkin liittyen tarkastuksen lähestymistavoista ja niiden muodostamasta kokonaisuudesta [--1--]
– käytännön tarkastustyön keskeisistä asioista (mm. valtuustodiste, työn dokumentonti, tarkastuksen asiakirjat ja niiden laatu)
– vastuunjaosta, tilivelvollisuudesta ja johdon pitämisestä tietoisena sisäisen valvonnan tilasta
– toiminnan ja henkilöstön kehittämisen perusteista.

Kokonaisuus

Toiminnan hallinnassa pitämiseksi tarvittiin yhteentoimivia järjestelmiä, kuten:
– toiminnan suunnittelujärjestelmä
– työajan seurantajärjestelmä
– tulosten seurantajärjestelmä
– tiedonhallintajärjetelmä
– henkilöstön kehittämisen järjestelmä.

Lisäksi tarvittiin työkaluja, jotta toiminta olisi tehokasta ja taloudellista. Tarkastustoiminnassa SITA otti käyttöön IDEA-tilintarkastusohjelmiston [--2--] ja sen apuna [mm. tiedostojen sisäänlukua valmistelevassa käsittelyssä] itse tehtyjä ohjelmia sekä Microsoftin Exceliä [--3--]. IDEA ja Excel yhdessä mahdollistivat innovatiivisten ajatusten toteutuksen tarkastuksen eri osa-alueilla, mm. riskianalyysissa [--4--].

SITA:n tarkastusohjeet rakentuivat sisäisen tarkastuksen ammattistandardeille [--5--].

Omat kommentit

Sisäisen tarkastuksen toiminnon rakentaminen MMM:ssä tyhjästä oli mahdollisuus tehdä jotakin uutta. Ylimmän johdon tukea SITA:lle vahvisti myönteinen palaute, jota SITA sai. Sitä tuli erityisesti EU:n komission tarkastajilta [--6--].

------

[--1--] Normaaliin tarkastuskokonaisuuteen esimerkiksi EMOTR-T-maksajayksikön vuositilien tarkastuksessa kuuluivat systeemitarkastus, tapahtumien tarkastus ja inventointitarkastus (ks. A-osan kohta A4125 (Systeemi-, tapahtuma- ja inventointitarkastusten muodostama kokonaisuus).
[--2--] IDEA oli hyödyllinen myös hallinnollisen toiminnan tehtävissä.
[--3--] IDEA-ohjelmiston ohjelmointikielenä oli IDEAScript, joka oli yhteensopiva Excel Visual Basicin (VBA) kanssa. IDEA-ajossa syntyneen tiedoston saattoi lähettää Exceliin [sen ymmärtämin käskyin] jatkokäsitteltäväksi Excel-makrolla.
[--4--] SITA:n riskianalyysi kiinnosti EU:n komission varainhoidon valvonnan pääosasto (DGXX) edustajia, kun he vierailivat Alan Pratleyn johdolla Suomessa 2.-4.9.1996. Esittelin heille 3.9.1996 MMM:ssä SITA:n toimintaa, myös uudenlaista riskianalyysiä. Esitys sai innostuneen vastaanoton. Kun DCXX julkaisi (toukokuu 1999) käsikirjan "Hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastus, rakennerahastot - varainhoidon valvonta jäsenvaltioissa", siinä SITA:n riskiperusteisen tarkastuksen aineksia (ks. myös "Rakennekehityksen tukemista koskeva tarkastussuunnitelma toimintakausille 1998/1999-1999/2000" (28.05.98) alaviite 4 ja matkaraportti (21.11.1997), sivu 4.)
[--5--] Kohta A1 (A1 Ohjeen tarkoitus), 3. kappale: "Siinä tapauksessa, että sisäisen tarkastuksen ohjesäännön ja tämän ohjeen soveltaminen jää jossakin yksittäistapauksessa epäselväksi tai asiasta ei ole nimenomaista ohjetta, sisäisessä tarkastuksessa noudatetaan kansainvälisesti hyväksyttyjä sisäisen tarkastuksen ammattistandardeja (The Institute of Internal Auditors Inc./ Sisäiset tarkastajat ry.: Sisäisen tarkastuksen ammattistandardit)."
[--6--] Ks. tämän sivun alaviite 4, toisen sivun alaviite 4 ja matkakertomus matkasta 10.-11.11.1997. Matkakertomuksessa mainittu ehdotukseni johti siihen, että komissio alkoi pitää maksajayksiköiden sisäisten tarkastajien kokouksia, mutta silloin olin jo palannut VTV:hen.

Paluu etusivulle
Edellinen valikko
Seuraava sivu

Asiakirjat

Yleinen osa
12.05.1998

-------

Sisäisen tarkastuksen esite
12.06.1997